ビジネスメール作成の基本を覚えよう

今日は、PCでGmailを作成・送信する方法をお伝えします。

下記URLからGoogleのWEBページを開きます。

https://www.google.co.jp/

画面の右上の方にある、「Gmail」をクリックします。

スクリーンショット 2020-03-23 22.04.04.png

Gmailが開きます。

スクリーンショット 2020-03-23 22.49.59.png

新しいメールを作成するには、

左側の「作成」をクリックします。

スクリーンショット 2020-03-24 0.52.58のコピー.png

メール一覧の上に、新規メッセージが表示されます。

スクリーンショット 2020-03-24 23.05.46.png

「宛先」の部分にメールを送信する相手のメールアドレスを入力します。

スクリーンショット 2020-03-24 23.07.55.png

宛先の他に、同じメールを送りたい先がある場合は、

右側にある「Cc」や「Bcc」を使います。

スクリーンショット 2020-03-24 23.28.30.png

「Cc」は、Carbon Copy の略です。

宛先(To)の他に、関係者に情報共有する際に使います。

宛先の相手にも、Ccで誰に送っているかわかります。

「Bcc」は、Blind Carbon Copyの略です。

宛先(To)の他に、関係者に情報共有する際に使うことは一緒です。

ですが、Bccのメールアドレスを、宛先の相手には見えません。

どのように使い分けるかというと、

例えば、

・宛先(To)には取引先やお客様のメールアドレスを入れます。

・CcまたはBccに、同じチームのメンバーや上司のメールアドレスを入れます。

Ccの場合は、Toの相手が誰と情報共有しているかわかるので

チームで動く案件などでは相手にも安心感があります。

Bccの場合は、Toの相手には誰と情報共有しているかわかりません。

内部チームでは情報共有したいけど

宛先の方には自分とのやり取りだと伝わる方がいい場合に使います。

 

 

 

 

次に、「件名」を入力します。

ビジネスメールの件名は、

どんな内容が書かれているか簡潔に伝わるものを書きましょう。

 

例えば、「○○請求書 確認依頼」などです。

メルマガとは件名の考え方が違うので注意してくださいね。

 

スクリーンショット 2020-03-24 23.28.51.png

最後に、「本文」を入力します。

スクリーンショット 2020-03-24 23.31.50.png

ビジネスメールは、ラインやSNSメッセージとは異なります。

 

メールアドレスだけでは誰かわからない場合が多いので、

メールが自分に宛てられたメールなのか、

送ってきた相手が誰なのか、分かるようにしましょう。

本文の1行目に、誰に当てたメールか名前を記載します。

Ccがいる場合は、「Cc:○○さん」とCcの方の名前も記載します。

Bccの方の名前は記載しません。

 

2行目に、一言挨拶と、自分の名前を名乗ります。

 

最後に、相手に敬意を表明します。

例えば、「よろしくお願いします」「いつもありがとうございます」です。

スクリーンショット 2020-03-24 23.36.06.png

添付については、明日ご案内しますね。

GmailのメールをPC上で作成すると、

書いている間に自動で下書きとして保存されます。

本文を入力しおわたら、下の「送信」ボタンを送ります。

スクリーンショット 2020-03-24 23.37.14.png

メール送信が完了すると、

「メールを送信しました」というメッセージが出ます。

スクリーンショット 2020-03-24 23.41.44.png

これでメールの送信が完了します。

 

気持ちの良いビジネスメールのやりとりができると良いですね。